Trabalhar com as ferramentas adequadas é fundamental para ganhar eficiência. Para o trabalho à distância não é diferente. Trouxemos aqui algumas das ferramentas mais importantes para auxiliar no home office.
Com o coronavírus e as medidas para evitar aglomerações de pessoas, o home office virou uma prática comum em várias empresas.
Embora algumas empresa já trabalhavam nesse modelo, a proporção era muito menor. A adesão ao home office ocorreu na sua maioria em caráter emergencial, se tornou uma forma das empresas continuarem atuando mesmo com o isolamento social.
Sem o devido planejamento, muitas empresas e colaboradores se vêem perdidos ao novo modelo de trabalho e nem sempre dispõe das ferramentas adequadas.
Trabalhar com as ferramentas certas torna o trabalho muito mais fácil. Para ajudar nessa busca pelas ferramentas certas, separamos aqui algumas das mais importantes e presentes em grande parte das empresas.
Trello
Quando o assunto é gerenciamento de projeto, Trello é um dos nomes mais comentados. A ferramenta foi desenvolvida para gerenciar projetos e equipes.
Trello é um sistema de quadro virtual para gerenciar atividades, que segue o método “kanban”, muito usado no desenvolvimento com Scrum. Se diferencia por ser muito visual e prático de usar.
As principais informações que o Trello indica são:
- O que está sendo trabalhado;
- Quem está trabalhando em quê;
- Onde algo está no processo.
Basecamp
Essa é outra ferramenta que foi desenvolvida para gerenciar projetos. O Basecamp conta com uma série de recursos de comunicação, que facilitam a integração do time.
Funciona como uma rede social, gerando eficiência na comunicação interna das equipes. Tem integração com agendas, o que facilita muito na organização e planejamento.
Um sistema ideal para esse período de home office, uma vez que gerenciar a equipe à distância se torna uma tarefa mais complicada e a comunicação interna precisa ser reforçada.
G Suíte
Esse se tornou um sistema presente em quase todas as empresas. A diversidade de ferramentas que são disponíveis pelo Google garantem muita praticidade para qualquer empresa.
O G Suíte é o pacote corporativo do Google que inclui o uso de um endereço de e-mail próprio, espaço para armazenamento em nuvem, no Google Drive, e aplicativos Docs, Sheets e Slides, similares ao Word, Excel e Powerpoint da Microsoft.
O plano mais barato, o G Suíte Basic custa R$24,90 mensais por usuário. As ferramentas são constantemente atualizadas, buscando maior eficiência nas organizações.
Para o home office o pacote do G Suíte conta com ferramentas muito interessantes, como: o Google Drive, Hangout e Google Agenda, que vamos dar mais detalhes.
Google Drive
Para o trabalho à distância, ter as informações salvas em nuvens é fundamental. Permite que você acesse de qualquer lugar e de qualquer equipamento.
Serve como uma forma de backup para seus documentos. A ferramenta permite criar pastas, o que facilita o acesso.
Bom, isso é o que essa ferramenta do pacote da Google lhe oferece. Você pode armazenar fotos, vídeos, textos. Pode compartilhar apenas com pessoas autorizadas, permitindo ou não a edição dos arquivos.
Hangout
Essa ferramenta foi desenvolvida para conversas de vídeo. Ela comporta várias pessoas em uma mesma conversa e tem recursos como o compartilhamento de tela e comunicação escrita simultânea.
Essa ferramenta permite fazer reuniões de vendas à distância, alinhamentos de equipe, negociações com fornecedores, entrevistas de empregos, tudo à distância.
Google Agenda
No home office mais do nunca devemos ter organização, para não misturar as atividades da casa com as do trabalho e para conseguir planejar bem o tempo, criar uma nova rotina.
Nada melhor que uma agenda para auxiliar na sua organização, a Google Agenda é uma agenda e calendário eletrônicos, com uma série de recursos.
Com ela você pode adicionar e controlar eventos, compromissos, compartilhar a programação com outras pessoas, agregar à sua agenda diversas agendas públicas, entre outras funcionalidades que irão facilitar muito as suas atividades.
DocuSign
No trabalho à distância buscamos otimizar processos para ganhar tempo. Para esse fim é indispensável que sua empresa tenha uma assinatura eletrônica e gestão desses documentos.
A plataforma mais conhecida no mercado mundial é a DocuSign. Tem cerca de 200 milhões de usuários. Além da assinatura eletrônica, permite gerenciar os documentos, sendo possível acompanhar de qualquer dispositivo móvel a assinatura de contratos e ordens de serviço, por exemplo.
A ferramenta poupa muito tempo quando se precisa colher assinaturas de pessoas em diferentes localizações. Importante ressaltar, que a assinatura eletrônica tem o mesmo valor jurídico de qualquer outro documento assinado no papel.
A assinatura eletrônica garante maior segurança à empresa, uma vez que:
- Todos os dados são criptografados;
- O acesso aos arquivos é feito após validação - seja via biometria, senha ou autenticação de 2 fatores.
- Há captura de geolocalização e verificação de IP
Uma verdadeira mão na roda para agilizar os processos burocráticos no home office e para fugir das filas de cartórios.
Loom
O Loom é uma ferramenta genial, que possui uma versão inicial grátis. Uma das maiores dificuldades de se trabalhar à distância é de se fazer entender pelas outras pessoas.
O Loom foi desenvolvido para acabar com esse problema. A ferramenta permite capturar sua imagem, voz e a tela do seu computador ao mesmo tempo. Facilita a explicação de qualquer assunto a distância.
Perfeito para gravar tutoriais, aulas, demonstrações de produtos, ensinar usar novas ferramentas no computador, gravar reuniões de vídeo, enfim, as aplicações são muitas.
A ferramenta ainda permite cortar os vídeos para edição e acelerar a velocidade para quem assiste.
Slack
Um grande desafio sempre foi melhorar a comunicação interna nas empresas. A quantidade de e-mail trocados e o tempo gasto poderiam ser melhores aproveitados em outras atividades.
O Slack veio para acabar com esse problema, gerando uma comunicação rápida dentro das empresas. Permitindo trocar arquivos e informações por canais de times ou para usuários específicos.
Conta com recursos pensados para o ambiente corporativo, como facilidade para encontrar conversas. Conta também com recursos que permitem criar canais de atendimento ao cliente.
A lista de ferramentas que podem agregar muito valor para o seu trabalho à distância é gigantesca, e novidades aparecem todos os dias. Fique atento ao que há de novo no mercado.
Novidades a parte, as ferramentas listadas aqui são fundamentais e ótimas aquisições para trazer ainda mais eficiência ao seu time e a sua empresa.
