Misturar as contas da pessoa física com a jurídica é um erro muito comum, principalmente para o pequeno empreendedor. Mesmo comum, é um erro grave que pode levar à descaracterização da sua pessoa jurídica, acarretando em problemas tanto na esfera pessoal quanto na empresarial.
Mesmo sendo muito mais frequente em pequenos negócios, misturar as contas da pessoa física com a jurídica não é algo que está fora da realidade de grandes empresas.
Normalmente as grandes empresas possuem processos mais estruturados e definidos, com melhor controle financeiro, o que ajuda muito a evitar esse tipo de confusão.
Em pequenos negócios, principalmente os iniciantes, é comum o empreendedor usar o seu dinheiro para cobrir algum gasto da empresa, ou usar do caixa da empresa para algum gasto pessoal.
Ao misturar os gastos da pessoa física com a jurídica o empreendedor não está seguindo uma premissa básica para todo bom empreendedor, que é tratar a sua empresa como um ser autônomo.
Logo, as necessidades da empresa não são as suas, mas as necessidades da empresa deverão ser as suas também. A empresa vem em primeiro lugar, e as suas finanças pessoais são isoladas, devendo seguir um outro tipo de controle.
Pense que você é como qualquer outro colaborador da sua empresa. O valor e o tipo de retirada que você terá direito deve ser pré-determinado e orçado no caixa da sua empresa, essa é uma premissa básica da qual falaremos mais em seguida.
Antes de seguir com qualquer dica, é importante frisar as complicações que misturar suas contas da pessoa física com a jurídica podem gerar. As principais são:
Descaracterização da pessoa jurídica.
Um dos benefícios de ter um CNPJ é desvincular os seus patrimônio dos da sua empresa. Dando mais segurança para se arriscar em um empreendimento. Protegendo os seus bens pessoais, caso o seu empreendimento não tenha sucesso.
Ao misturar as suas contas pessoais com as da empresa, o jurídico pode entender que houve uma ingerência das suas contas. Levando a descaracterização da sua pessoa jurídica.
Com isso, os seu patrimônio pessoal podem ser atingido por ações que a sua empresa venha a tomar. Essa é uma situação extrema, mas que não está longe de acontecer com quem não cuida dessa divisão de contas.
Problemas com a Receita Federal
Os mecanismos de controle dos órgãos federais estão cada vez mais avançados, a fim de monitorar as movimentações tanto das pessoas físicas, quanto das jurídicas.
O problema está em realizar gastos pessoais no caixa da sua empresa. Sem o devido registro, esses gastos não farão parte do rendimento do proprietário ou sócios do negócio.
Isso é caracterizado como “rendimento de trabalho disfarçado”, levando o empreendedor a famosa situação da malha fina.
Prejuízo no controle financeiro.
O controle financeiro é importante para saber quanto lucro a empresa está gerando, assim como previsões de entradas e saídas, momento certo de investir ou cortar gastos.
Esses benefícios ficam todos prejudicados quando suas contas pessoais estão inseridas no caixa da sua empresa.
Fica difícil de visualizar o que de fato a sua empresa está gerando de lucro, já que há retiradas constantes para pagamento de contas pessoais como celular, escola dos filhos, mercado, etc, no meio das despesas da empresa.
Esses gastos ficam camuflados como se fossem da sua empresa, dando a impressão que ela não está gerando o lucro que deveria.
Gastos desnecessários
Quando as suas finanças se misturam, é comum não saber exatamente o quanto você pode retirar todo mês. As contas da empresa são geralmente mais altas, dando a impressão que os gastos pessoais não são impactantes no caixa da empresa.
Com isso é comum o empreendedor ter gastos pessoais muito maiores, e as vezes até desnecessários, por achar que pode gastar mais do que realmente deveria.
Normalmente esse erro tem como consequência o corte errado de gastos. Gastando mais do que deve, o empreendedor terá que uma hora cortas gastos, e por não ter essa distinção, fica difícil avaliar quais são os custos essenciais para a empresa.
Sem essa clareza dos gastos da empresa, corre-se o risco de fazer cortes equivocados. Isso pode levar a um prejuízo ainda maior, afetando a qualidade do seu produto/serviço e o destino da sua empresa.
Já vimos que os problemas por misturar as contas da pessoa física com a jurídica são bem graves. Separar bem esses gastos requer bastante disciplina e organização, o que não é tarefa fácil, mas existem algumas dicas que podem ajudá-lo a diferenciar as suas contas.
Use contas bancárias separadas
Essa é a dica mais básica de todas. Muitas vezes o empreendedor tem resistências em ter uma conta para a empresa e outra pessoal por questões de custos.
O custo de ter mais uma conta bancária é menor que os benefícios de separar as suas contas. Há vários tipos de contas bancárias, invista um tempo para pesquisar as opções de contas em diferentes bancos.
Algumas contas são pensadas para empreendedores e podem trazer mais vantagens para o seu negócio. Como é o caso do Empreende +, a conta digital do Banco do Empreendedor.
Além de funções de uma conta comum, você também terá acesso ao banco pelo celular 24 horas por dia, uma ferramenta de controle de gastos, poderá emitir boletos e notas fiscais e receber por cartão de crédito.
Uma empresa precisa de uma conta que atenda às suas necessidades, que são diferentes das de uma pessoa física. Se informe e utilize esses recursos a favor da sua empresa.
Tenha um cartão de crédito da empresa.
Muitas vezes misturamos também atividades da empresa com as pessoais. É comum estar no mercado e lembrar que precisa algo para a empresa e passar no seu cartão de crédito, ou o contrário.
Para evitar cair nessa cilada, que é bastante cômoda, é importante ter um cartão de crédito apenas para gastos da empresa. Se tiver sócios, é bom que cada um tenha o seu. Assim, os gastos da pessoa jurídica serão executados de maneira correta, facilitando a sua distinção e controle.
Titularidade correta das contas.
Muitas vezes as contas de água, luz ou até mesmo o aluguel estão no nome do proprietário, ou de um dos sócios. Isso pode gerar o pensamento de que é normal eu pagar as contas da empresa, logo é normal a empresa pagar as minhas também. O que está errado!
Mude todas as contas que são da empresa para o nome dela, e as pessoais para o seu. Isso facilitará muito a separar as contas e ter maior controle dos gastos, evitando a confundir as contas da pessoa física com a jurídica.
Defina as retiradas dos sócios.
Existem 3 tipos de retiradas que um sócio pode ter direito.
- Pró labore: Se um dos sócios atua diretamente na empresa, como um funcionário, ele tem direito a um salário, que é o pró labore. Esse valor ter que estar dentro do orçamento da empresa e ser compatível com a função e carga horária do sócio.
- Lucro e dividendos: Após a quitação de todas as despesas da empresa, incluindo o pró labore, o que sobra é o lucro. O lucro pode ser dividido de acordo com a participação de cada sócio. Esse valor não é descontado INSS e nem imposto de renda. O ideal é que esse valor seja repassado de forma periódica, o indicado é que seja anual, mas não é uma regra.
- Aluguéis: Se você é sócio e a empresa está em uma sala comercial ou terreno que é seu, você tem direito a um aluguel, que deve ser pago pela empresa. O mesmo vale se a empresa utiliza algum equipamento, ou outro bem pessoal de um dos sócios.
Esses são os tipos de retiradas que os sócios podem ter direito. É importante definir a periodicidade das retiradas de lucro, para que não atrapalhe o planejamento financeiro da empresa.
O pró labore e aluguéis, normalmente são repassados mensalmente, mas o valor deve ser pré-definido.
Os sócios também conseguem organizar e controlar melhor as suas finanças pessoais com essa prática, pois sabem quando e quanto irão receber.
Faça um controle financeiro
Mesmo com todas essas dicas, você pode porventura realizar um gasto seu no caixa da empresa, mas isso pode não ser um problema, se essa movimentação for devidamente registrada.
Em geral essas saídas são registradas como retirada ou antecipação de retirada do sócio que realizou o gasto. Devendo ser subtraída da retirada total que ele terá direito.
Para registrar de forma adequada todas as movimentação, entradas e saídas da sua empresa, é importante ter um bom fluxo de caixa. O fluxo de caixa é uma ferramenta importantíssima para o controle financeiro da sua empresa, invista nele!
Além de todas essas dicas, vale ressaltar que disciplina e organização são indispensáveis ao aplicar essas medidas. Evite problemas maiores e desnecessários, comece hoje mesmo com algumas dessas dicas e tenha mais sucesso na sua jornada como empreendedor.
